Di zaman serba modern ini, nampaknya sudah tak ada lagi orang yang berkirim surat melalui kantor pos, mereka akan lebih memilih berkirim surat elektronik atau yang biasa disebut email. Selain lebih cepat, email juga disebut lebih efisien, bukan begitu Bela? Tapi nyatanya, dengan cara yang salah saat mengirim email, justru akan membuatmu terlihat tidak profesional dan mencerminkan karakter pengirim yang kurang baik. Agar tak sembarangan dalam berkirim email, yuk simak 5 tips dan trik di bawah ini.
Kasarnya sih, jangan pakai nama alay atau nama gaul. Sebab, penggunaan alamat email yang tidak sesuai justru akan membuat si penerima menganggapmu orang terkonyol dan tidak ada kesan profesional. Kalau belum punya alamat email yang formal, segera buat yang baru dan sesuai nama aslimu. Percayalah, ini akan berguna untukmu yang butuh melamar kerja.
Tuliskan kata kunci yang mengacu dan mewakili isi email yang akan kamu isi selanjutnya. Yang harus kamu ingat adalah, subjek email bukanlah untuk mengisi konten atau isi email langsung. Tulis seperlunya saja, dua sampai tiga kata. Jangan pula kosongkan subjek email ini, wajib diisi, kalau tidak maka emailmu hanya akan dilewati.
Untuk bagian isi, agar tak kaku silahkan buat perkenalan dulu. Jelaskan pula bagaimana kamu bisa mendapat email dari mereka (kalau memang mereka yang mengirimu email lebih dulu). Beri jarak satu baris untuk isi surat dari pembuka. Apapun isi dari suratmu, baik teguran, peringatan ataupun kekecewaan, jangan pernah mencantumkan kata-kata yang kasar. Ungkapkan fakta, bukan emosi.
Jelaskan pula bagaimana kamu bisa mendapat email dari mereka (kalau memang mereka yang mengirimu email lebih dulu). Beri jarak satu baris untuk isi surat dari pembuka. Apapun isi dari suratmu, baik teguran, peringatan ataupun kekecewaan, jangan pernah mencantumkan kata-kata yang kasar. Ungkapkan fakta, bukan emosi. Camkan juga, satu paragraf untuk satu topik pembicaraan.
Setelah isi surat, beri jarak satu baris lagi sebelum menutupnya. Minta mereka atau dia yang kamu tuju mempertimbangkan dulu permintaan atau penawaranmu, tunjukkan kalau kamu begitu berharap dengan tanggapan dari mereka. Nah, di poin ini kamu juga harus mencantumkan identitas diri selengkap mungkin. Mulai dari salam, nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat perusahaan, kode pos, nomor telepon perusahaan, nomor telepon perusahaan, nomer telepon pribadi, hingga alternatif alamat e-mail lainnya.
Kalau sudah selesai, jangan langsung dikirim. Sempatkan untuk cek dan mengedit total semuanya dulu. Karena begitu terkirim, kesalahan yang kamu buat tidak bisa dikoreksi lagi. Selamat mencoba, Bela!
